Wanneer u als ondernemer zowel producten verkoopt als diensten levert, krijgt u te maken met twee geldstromen die elk hun eigen “logica” hebben. Bij producten draait het om inkoop, voorraad, marge en verzending. Bij diensten gaat het juist om uren, projecten, planning en oplevering. Gooi u dit op één hoop, dan wordt het al snel onduidelijk waar uw winst vandaan komt en waar het geld weglekt.

Met een slimme structuur houdt u het overzichtelijk én blijft uw administratie goed te doen. Hieronder leest u hoe u dat aanpakt, stap voor stap.

Waarom scheiding in uw administratie zo belangrijk is

Producten en diensten vragen om andere registratie:

• Producten: inkoopprijzen, voorraadwaarde, verzendkosten, retouren, marges.

• Diensten: urenregistratie, projectkosten, afspraken over oplevering, nacalculatie.

Als u dit niet scheidt, ziet u bijvoorbeeld wel omzet, maar niet of u vooral winst maakt op uw diensten of juist op uw producten. En dan wordt bijsturen lastig.

1) Start met aparte omzetcategorieën

Maak in uw boekhouding duidelijke omzetregels aan, zodat u in één oogopslag ziet wat wat is:

• omzet producten

• omzet diensten

• verzendkosten / servicekosten

• abonnementen of onderhoud (als u dat aanbiedt)

Dit geeft rust en maakt uw rapportages meteen bruikbaar. Kiest u ervoor om dit samen met een ZZP boekhouder in te richten, dan voorkomt u dat u later alles weer moet ombouwen.

2) Splits uw kosten net zo strak

Maak ook in uw kostenstructuur onderscheid, bijvoorbeeld:

Productgerichte kosten

• inkoop (producten)

• verpakking en verzending

• betalingskosten / transactiekosten

• voorraadverlies, retouren of schade

Dienstgerichte kosten

• projectkosten (materiaal, tools per opdracht)

• freelancers/onderaannemers

• reiskosten (indien projectgebonden)

Algemene kosten

• software en licenties

• marketing

• verzekeringen

• boekhouding

Zo voorkomt u dat “alles marketing” wordt of dat inkoop en projectkosten door elkaar lopen.

3) Let extra op btw (en maak het uzelf simpel)

Veel ondernemers lopen hier vast: producten en diensten kunnen verschillende btw-logica hebben. Producten zijn vaak 21%, sommige productgroepen 9%. Diensten zijn meestal 21%, met uitzonderingen.

Wat helpt:

• gebruik per categorie een vaste btw-instelling in uw boekhoudprogramma

• zet verzendkosten als aparte regel op de factuur (met juiste btw)

• controleer bij twijfel periodiek met een specialist, bijvoorbeeld een administratiekantoor Zwolle

Dat scheelt stress bij de btw-aangifte.

4) Urenregistratie is uw fundament voor diensten

Levert u diensten? Dan is urenregistratie niet “handig”, maar nodig om:

• goed te factureren

• te zien wat u per uur overhoudt

• te leren van projecten (wat kostte het écht?)

Houd uren bij:

• per klant

• per project

• per type dienst (advies, uitvoering, support)

Wilt u dit echt scherp krijgen, dan kan een boekhouder Culemborg u helpen met een simpele projectstructuur die goed aansluit op uw facturatie.

5) Voorraadadministratie: klein beginnen, wel consequent

Verkoopt u producten (fysiek of digitaal met licenties)? Dan wilt u weten:

• wat er op voorraad ligt

• wat u moet bijbestellen

• hoeveel geld vastzit in voorraad

• welke producten “blijven hangen”

U hoeft niet meteen een ingewikkeld systeem te bouwen. Begin met:

• een voorraadmodule in uw boekhoudprogramma óf

• een simpele spreadsheet met: inkoop, verkoop, voorraadstand, waarde

Zeker als u groeit, gaat dit u veel tijd en fouten besparen.

6) Factureren bij mix: maak het glashelder op de factuur

Veel ondernemers leveren een product én een dienst erbij (installatie, advies, maatwerk). Zorg dat uw factuur altijd laat zien:

• product (aantal, prijs, btw)

• dienst (uren/pakket, prijs, btw)

• verzendkosten of servicekosten (apart)

• totaal (met juiste btw-opbouw)

Dit voorkomt discussie en maakt uw administratie logisch.

7) Kies software die beide kanten aankan

Niet elk boekhoudpakket is handig als u “gemengd” werkt. Let op functies zoals:

• voorraadbeheer

• projectadministratie

• urenregistratie

• scan-en-herken

• btw-instellingen per product/dienst

• webshopkoppeling (als u die heeft)

Als u twijfelt wat passend is voor uw situatie, kan een boekhouder Roosendaal of boekhouder Houten vaak snel aangeven welke inrichting praktisch werkt, zonder dat het te complex wordt.

8) Maak rapportages die u écht iets vertellen

Als uw structuur staat, kunt u sturen op inzicht. Denk aan:

• winst per productcategorie

• winst per diensttype

• marge per product

• omzet per klant

• tijdsbesteding per project

• voorraadwaarde en rotatie

En dan ziet u ineens: “Oké, dit product verkoopt wel, maar levert weinig op” of “Deze dienst is goud waard, maar kost me te veel tijd.”

Tot slot: structuur maakt het makkelijker dan u denkt

Zodra u producten en diensten netjes scheidt in omzet, kosten, btw en werkwijze, wordt uw administratie juist rustiger. U ziet waar uw winst vandaan komt, u kunt beter prijzen bepalen en u voorkomt dat uw boekhouding een rommelig geheel wordt.