Een webshop starten is spannend, leuk en vaak minder ingewikkeld dan veel mensen denken. Alleen de administratie wordt door bijna iedere starter onderschat. In een webshop krijgt u namelijk te maken met online betalingen, verzendkosten, retouren, voorraad, betaalproviders en soms zelfs internationale btw-regels. Als u dit vanaf dag één strak neerzet, voorkomt u later stress én houdt u grip op uw marges.

In deze blog nemen we u stap voor stap mee in hoe u uw administratie overzichtelijk en toekomstbestendig inricht wanneer u een webshop begint.

Begin bij de basis: wat moet u bewaren?

Uw administratie moet controleerbaar zijn. Dat betekent dat u niet alleen facturen en bonnetjes bewaart, maar ook:

• besteloverzichten (per order)

• retourregistraties

• voorraadmutaties

• verzendkosten en verzendlabels

• transactieoverzichten van betaalproviders (zoals Mollie/PayPal/Klarna)

• communicatie die bij een order hoort (bijvoorbeeld bij disputen)

Bewaar dit netjes en compleet. Twijfelt u of u alles goed vastlegt? Dan is het vaak slim om dit even te laten checken door een ZZP boekhouder, zodat u later niet hoeft te repareren.

Kies een boekhoudpakket dat bij webshops past

Bij groei wordt handmatig verwerken al snel een chaos. Kies daarom een pakket dat kan koppelen met uw webshopplatform (Shopify, WooCommerce, etc.) en met uw bank. Zo worden bestellingen en betalingen automatisch ingelezen en verkleint u de kans op fouten.

Een administratiekantoor Zwolle kan u ook helpen om direct de juiste grootboekindeling en btw-instellingen te kiezen, zodat u straks niet vastloopt bij aangiftes of rapportages.

Facturen: automatisch genereren, maar wél goed geregeld

De meeste webshops maken automatisch facturen aan. Let er dan op dat uw facturen altijd kloppen qua:

• factuurnummering (doorlopend)

• datum

• bedrijfsgegevens

• btw-bedrag en btw-tarief

• duidelijke productomschrijving

U hoeft niet elke factuur handmatig te checken, maar u moet ze wel opslaan en kunnen terugvinden.

Betaalproviders: bankbedrag is niet uw echte omzet

Bij iDEAL, PayPal, Klarna en Mollie krijgt u vaak verzameluitbetalingen: meerdere orders tegelijk, minus transactiekosten. Daardoor is het bedrag dat op uw bank verschijnt bijna nooit gelijk aan wat klanten hebben betaald.

Uw administratie moet dus werken met:

• bruto omzet per order

• betaalproviderkosten als kostenpost

• netto uitbetaling op de bank als afstortingen

Wilt u dit strak neerzetten zodat u later geen zoekwerk hebt, dan kan een boekhouder Culemborg u helpen met een logische inrichting die past bij webshopbetalingen.

Voorraadbeheer: verplicht én belangrijk voor uw winst

Voorraad is niet alleen “handig om te weten”, het is ook administratief relevant. U moet kunnen onderbouwen:

• hoeveel voorraad u heeft

• wat de inkoopwaarde is

• hoe die voorraad verandert (inkoop, verkoop, retour)

Een goed systeem werkt voorraad automatisch bij. Dat is fijn voor uw administratie, maar ook voor uw portemonnee: verkeerde voorraadregistratie kan uw winstberekening scheef trekken.

Retouren goed verwerken (anders klopt uw omzet niet)

Retouren betekenen administratief meer dan “pakketje terug”. U moet verwerken:

• omzetcorrectie (terugbetaling of credit)

• voorraadmutatie (terug in voorraad of afschrijving)

• eventueel vergoede verzendkosten

Een simpel retouroverzicht per maand is al genoeg als u het consequent bijhoudt.

Btw en internationale verkopen: zet het meteen goed

Verkoopt u vooral in Nederland? Dan rekent u meestal 21% of 9%. Maar zodra u de EU in gaat, krijgt u te maken met afstandsverkopen en eventueel de OSS-regeling. Buiten de EU komen er ook exportregels bij kijken.

Als u ook internationaal verkoopt (of dat binnenkort wilt), is het slim om dit vroegtijdig te bespreken met een specialist, bijvoorbeeld een boekhouder Roosendaal, zodat u niet achteraf hoeft te corrigeren.

Fulfilment of externe opslag? Bewaar ook die voorraadrapporten

Werkt u met een fulfilmentpartij die opslaat en verzendt? Dan horen hun facturen en voorraadrapporten in uw administratie. U moet namelijk kunnen aantonen waar uw voorraad ligt en hoeveel het is.

Maak een vaste mappenstructuur (u gaat uzelf bedanken)

Houd het simpel, maar consequent. Denk aan:

• Facturen verkoop

• Facturen inkoop

• Betaalproviders

• Retouren

• Voorraad

• Verzendkosten

• Marketing

Zo kunt u alles snel terugvinden, ook maanden later.

Tot slot: begin op dag 1, niet pas als het “druk” wordt

Veel webshopondernemers starten enthousiast en stellen administratie uit tot het moment dat het pijn doet. Terwijl het juist in het begin het makkelijkst is om goed te starten. Met een vaste routine (wekelijks verwerken, maandelijks controleren) blijft het overzichtelijk en voorkomt u verrassingen.

Wilt u meteen zeker weten dat uw basis klopt, dan kan een boekhouder Houten u helpen met een praktische inrichting die past bij uw webshop en uw groeiplannen.