Wanneer je als ondernemer diensten online verkoopt, kom je al snel in aanraking met een bijzonder onderdeel van de btw-regels. Want waar btw bij fysieke producten vaak nog redelijk overzichtelijk is, wordt het bij digitale diensten al snel complexer. Denk bijvoorbeeld aan online cursussen, software, e-books, templates, memberships of digitale downloads.

Veel ondernemers raken in de war door de regels rondom internationale klanten, verschillende btw-tarieven en systemen zoals OSS. Toch valt het in de praktijk vaak mee wanneer je begrijpt hoe de basis werkt. In deze blog leggen we stap voor stap uit hoe btw werkt bij online verkochte diensten en hoe je voorkomt dat je later problemen krijgt met je administratie.

Wat zijn online diensten volgens de btw?

Bij online diensten gaat het meestal om digitale producten of diensten die via internet worden geleverd. Voorbeelden zijn:

• e-books

• online trainingen

• webinars

• softwarelicenties

• apps

• digitale templates

• toegang tot een online platform

• memberships of abonnementsdiensten

In veel gevallen spreekt men van elektronisch geleverde diensten. Dat zijn diensten die grotendeels automatisch worden geleverd via internet, zonder dat jij persoonlijk elke levering uitvoert.

Dit onderscheid is belangrijk omdat er voor elektronische diensten specifieke btw-regels gelden.

In welk land moet je btw betalen?

Bij btw draait altijd één centrale vraag: in welk land wordt de dienst belast?

Voor online diensten aan consumenten geldt het principe dat de btw moet worden betaald in het land waar de klant woont. Dit wordt ook wel het bestemmingslandbeginsel genoemd.

Dat betekent bijvoorbeeld:

• verkoop aan een consument in Duitsland → Duitse btw

• verkoop aan een consument in Frankrijk → Franse btw

• verkoop aan een consument in Spanje → Spaanse btw

Voor ondernemers die online diensten verkopen in meerdere landen kan dit ingewikkeld lijken, omdat elk land een eigen btw-tarief heeft.

Online diensten aan bedrijven (B2B)

Voor zakelijke klanten werkt het btw-systeem anders. Wanneer je een online dienst levert aan een bedrijf in een ander EU-land met een geldig btw-nummer, dan verleg je de btw.

Dit betekent:

• je rekent 0% btw

• de klant betaalt de btw in het eigen land

• je vermeldt “btw verlegd” op de factuur

Daarnaast moet je deze levering opnemen in de ICP-opgaaf.

Verkoop je aan bedrijven buiten de EU, dan wordt meestal ook geen btw gerekend. In dat geval wordt de belasting vaak in het land van de klant geregeld.

De OSS-regeling

Omdat ondernemers bij online diensten vaak aan klanten in meerdere EU-landen verkopen, bestaat er een speciale regeling: OSS (One Stop Shop).

Met OSS kun je alle buitenlandse btw-verplichtingen binnen de EU in één systeem regelen. In plaats van je in elk land afzonderlijk te registreren, doe je één centrale aangifte.

In deze aangifte geef je per land aan:

• hoeveel omzet je hebt behaald

• welk btw-tarief van toepassing was

• hoeveel btw moet worden afgedragen

De belastingdienst verdeelt dit vervolgens automatisch over de betreffende landen.

Voor ondernemers die digitale diensten verkopen in meerdere EU-landen is dit vaak de meest praktische oplossing.

De drempel van 10.000 euro

Voor kleine ondernemers bestaat er een belangrijke uitzondering. Wanneer je minder dan 10.000 euro per jaar aan digitale diensten verkoopt aan consumenten in andere EU-landen, mag je gewoon Nederlandse btw blijven rekenen.

Pas wanneer je boven deze grens komt, moet je btw rekenen volgens de regels van het land van de klant en gebruikmaken van OSS.

Let op: deze grens geldt voor alle EU-verkopen samen, niet per land.

Verschillende btw-tarieven per land

Binnen de EU heeft elk land zijn eigen btw-tarieven. Dat betekent dat je soms verschillende tarieven moet toepassen.

Voorbeelden:

• Duitsland: 19% btw

• België: 21% btw

• Portugal: 23% btw

• Denemarken: 25% btw

Daarom is het belangrijk dat je webshop of betaalsysteem automatisch het juiste btw-tarief kan herkennen op basis van het land van de klant.

Veel moderne systemen kunnen dit automatisch regelen.

Bewijs van het land van de klant

Wanneer je digitale diensten verkoopt aan consumenten moet je kunnen aantonen waar je klant woont. Daarom moet je minimaal twee bewijsstukken verzamelen.

Voorbeelden zijn:

• factuuradres

• IP-adres

• land van de bankrekening

• betaalproviderinformatie

Deze gegevens moeten worden bewaard in je administratie. Bij controles wordt hier regelmatig naar gekeken.

Verkoop buiten de Europese Unie

Wanneer je online diensten verkoopt aan consumenten buiten de EU, wordt meestal geen btw gerekend.

De reden is dat de dienst wordt geleverd buiten het Europese btw-gebied. In veel gevallen wordt de belasting dan geregeld volgens de regels van het land van de klant.

Voor zakelijke klanten buiten de EU geldt meestal ook dat je geen btw in rekening brengt. Op de factuur vermeld je dan dat de dienst buiten de EU wordt verricht.

Hoe verwerk je dit in je administratie?

Voor ondernemers die online diensten verkopen is het belangrijk om een duidelijke administratie te hebben.

Belangrijke aandachtspunten zijn:

• onderscheid tussen Nederlandse en buitenlandse omzet

• correcte btw-tarieven per land

• aparte registratie voor OSS-omzet

• bewijs van klantlocatie bewaren

• duidelijke facturen met btw-vermelding

Wanneer dit goed wordt ingericht, voorkom je veel problemen bij je btw-aangifte.

Werk je samen met een ZZP boekhouder of een administratiekantoor in Zwolle, dan kan dit proces vaak grotendeels worden geautomatiseerd.

Ook een boekhouder in Culemborg, boekhouder in Roosendaal of boekhouder in Houten kan helpen om je btw-administratie correct in te richten.

Automatisering maakt het een stuk makkelijker

Veel ondernemers proberen dit proces handmatig bij te houden, maar dat is meestal niet nodig. Moderne systemen kunnen bijna alles automatisch regelen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• automatische btw-tarieven per land

• registratie van klantlocatie

• OSS-rapportages

• internationale facturatie

Hoe beter je systeem is ingericht, hoe minder administratief werk je later hebt.

Online diensten verkopen zonder btw-stress

Hoewel btw bij online diensten ingewikkeld kan lijken, komt het uiteindelijk neer op een paar simpele vragen:

• wie is je klant?

• waar woont je klant?

• welk btw-tarief hoort daarbij?

Wanneer je deze drie punten goed in je administratie verwerkt, wordt btw bij online diensten een stuk overzichtelijker.

Met een goede structuur, de juiste software en eventueel hulp van een specialist kun je zonder problemen digitale producten en diensten verkopen aan klanten in heel Europa.